Herken je het opzien tegen een vergadering met mondige mensen? Je wilt wel meedoen maar elke keer komt het er niet van. Je bent niet de enige.

Een van mijn klanten vertelde me dat ze als een berg op ziet tegen één bepaalde vergaderingen op haar werk. Elke keer weer krijgt ze het benauwd als ze de vergaderzaal inloopt. De avond voor de vergadering is ze er al ziek van. De gedachte dat ze de volgende dag weer naar die vergadering moet. Gek wordt ze van zich zelf. Elke keer weer neemt ze zich weer voor: Deze keer ga ik wat zeggen. In de vergadering luistert ze naar wat iedereen te zeggen heeft en staart ze voor zich uit. En elke keer weer verlaat ze de vergadering zonder ook maar een woord gezegd te hebben. Tenzij haar wat plotseling wat gevraagd wordt. Dan doet zij haar uiterste best om zo goed mogelijk te antwoorden. Haar zinnen zijn dan soms wat lang en niet voor iedereen meer te volgen.

Ze is vaak als enige vrouw aanwezig in een vergadering met mannen waarvan de meeste hoger in rang zijn. De gedachte iets doms te zeggen verlamt haar. Er zijn meerdere mensen die azen op haar droombaan. Ze kon haar geluk niet op toen zij benoemd werd. Dat gevoel is inmiddels weg. Haar baan vindt ze leuk maar die vergaderingen en de druk om te presteren worden haar soms te veel.

Inmiddels was haar onzichtbaarheid ook de CEO van het bedrijf opgevallen. Hij vroeg haar waarom ze zo stil is in de vergadering. Hij wilde dat ze wat meer haar stem liet horen. Hij zei: “jouw voorganger kon haar mond niet houden, wij moesten haar soms zelfs de mond snoeren. Doe mee aan de discussies. Wees niet bang om te veel te praten. Je hoort het wel als je doorslaat.”

De CEO bedoelde het goed. Hij probeerde haar te vertellen dat onzichtbaar zijn niet goed is voor je carrière. Door zo weinig te praten kon zij weleens ten onrechte de indruk wekken ideeëloos of ongeïnteresseerd te zijn. Helaas maakte zijn vergelijking met haar voorganger de situatie alleen maar erger. Ze voelde zich al niet goed genoeg en incompetent. Voortdurend vergeleek zij zichzelf op een negatieve wijze met anderen. Onbedoeld bevestigde hij haar gevoelens dat zij niet geschikt is voor haar functie.

Hieruit blijkt maar weer eens hoe belangrijk een goede woordkeuze is voor motiveren. Hij had haar wel kunnen motiveren door te zeggen: ” Je bent een harde werker, ik waardeer echt al het werk dat je doet. Je bent op deze positie benoemd vanwege je uitstekende analytische vaardigheden en diepgaande kennis. Het zou zo waardevol voor ons allemaal zijn als je wat vaker actief jouw expertise inbrengt in de vergadering. Volgende week staat onderwerp A op de agenda. Bereid dit onderwerp voor. In de volgende vergadering stel ik je hier een paar vragen over. Ik ben ervan overtuigd dat je waarde zult toevoegen aan de discussie. ”

Mijn klant kwam er alleen niet meer uit en zocht hulp bij iemand buiten het bedrijf die zij kon vertrouwen. Via een vriendin vond zij mij en ik besprak met haar verschillende strategieën. Ik adviseerde haar een 1 op 1 gesprek met de CEO aan te gaan. Zij stelde hem voor haar expertise beter in te zetten door het voorbereiden van een onderwerp en hierover te vertellen. Hij zou haar dan kunnen helpen door vragen te stellen.
Dit pakte goed uit. De CEO vond het oprecht jammer dat zij voorheen zo weinig zei en wilde haar graag verder helpen. Hij vond haar een slimme talentvolle vrouw met veel potentie om door te groeien. Door deze aanpak, werd mijn klant toch gemotiveerd en kon zij haar sterke analytische vaardigheden toepassen. Zij kwam beter voorbereid, dan wie dan ook, de vergadering binnen. Hierdoor voelde ze zich competent en zelfverzekerd. Zij kon elke vraag over het onderwerp beantwoorden en het koste haar geen moeite om aan de discussie deel te nemen.

Vind je het moeilijk om je uit te spreken in vergaderingen? Je bent echt niet de enige. Er zijn meerdere oplossingen hoe je hiermee kunt omgaan. Wil je meer weten maak een afspraak voor een gratis consult van 30 minuten. Mail naar hallo@flipyourscript.nl

Debbie van der Veen is oprichter van FlipYourScript. We trainen leiders om aan de top te blijven.